远程I-9核验合法——但仅限E-Verify雇主
如果贵公司的美国子公司雇用任何人员——包括贵司自己的L-1高管和H-1B员工——您就是负有I-9表格义务的美国雇主。自2023年8月1日起，国土安全部(DHS)允许采用永久性"替代程序"(alternative procedure)远程审查身份及工作许可文件，以取代已失效的新冠疫情时期的灵活措施。1需要注意的是：该程序仅适用于已注册E-Verify且信誉良好(good standing)的雇主，而遗漏任何一个步骤都会将便利变为合规违规。
哪些雇主符合资格及程序如何运作
该替代程序由DHS于2023年7月25日通过最终规则(final rule)确立，仅可在已注册E-Verify的招聘地点使用，且雇主须信誉良好并为该地点的所有新员工创建E-Verify案例。2每次进行远程核验时，雇主必须完成以下全部步骤：
- 收取员工文件的复印件（正反两面），并确认其外观真实有效。
- 进行实时视频互动，由员工出示相同的文件。
- 将清晰可辨的文件复印件与I-9表格一并留存。
- 在现行版本I-9表格（08/01/23版）的第2部分勾选替代程序选项框，重新核验时则在补充页B中勾选。
雇主必须以一致的方式适用该选项。您可以仅对远程入职的员工使用远程核验，而对现场入职的员工进行当面核验，但不得基于公民身份或国籍来挑选适用对象——对于员工队伍中既有外籍派遣人员又有美国本土员工的中资雇主而言，这一点尤为敏感。1
雇主常犯的错误
我们最常见到的失误包括：未注册E-Verify就使用远程审查；完成了视频通话却忘记勾选替代程序选项框；未留存文件复印件；以及从未创建E-Verify案例。以上每一项都会被视为核验不当，而I-9文书违规的罚款目前对初次违规者最高可达每份表格$2,861。3鉴于2026年工作场所执法及移民与海关执法局(ICE)稽查活动加剧，进行内部I-9审计的成本远低于收到稽查通知书(Notice of Inspection)。
雇主行动清单
- 本周内确认每个使用远程核验的招聘地点是否确已注册E-Verify且信誉良好。
- 审计自2023年8月以来所有以远程方式完成的I-9表格，核查是否勾选了替代程序选项框、是否留存了文件复印件、以及是否有相对应的E-Verify案例。
- 制定书面政策，明确哪些新员工（例如所有完全远程办公的员工）适用远程核验，且政策的适用不得考虑公民身份或国籍。
- 核实人力资源部门正在使用现行版本的I-9表格（08/01/23版），并在下一轮入职周期开始前对员工进行视频互动步骤的培训。
本通讯仅供一般参考之用，不构成法律建议。律师广告。© 彭氏律师事务所(The Peng Law Group)。