远程I-9文件审查仅限已注册E-Verify的雇主使用
雇主须知的核心要点：每一家美国实体——包括正在聘用首位L-1高管的新设子公司——都必须在每位员工入职后三个工作日内完成I-9表格(Form I-9)。1 自2023年8月1日起，国土安全部(DHS)允许采用一项永久性的"替代程序(alternative procedure)"，即通过实时视频而非面对面方式核验身份及工作许可文件。2 但须注意：该程序仅适用于已注册E-Verify且信誉良好的雇主。如果您的初创企业在未注册E-Verify的情况下聘用远程员工，则每次入职仍必须有人当面查验原件——无一例外。
远程程序如何操作
步骤简单但要求严格。第一步，员工提交其文件的正反面复印件——例如护照，或驾照加社会安全卡。第二步，您与员工进行实时视频通话，员工在镜头前出示同样的文件，您确认文件看似真实且与复印件相符。第三步，您在I-9表格上勾选"替代程序(alternative procedure)"选项框，将文件复印件与表格一并留存，并为该新员工创建E-Verify案件。2 遗漏任何一步——用录制视频代替实时通话、未留存复印件、未创建E-Verify案件——都会使这项便利变成违规行为。目前I-9文书处罚最高可达每份表格2,861美元，即使该员工完全具备工作许可也不例外。3
这对L-1/EB-1C初创企业为何重要
正在搭建美国业务、日后将以此支持EB-1C申请的创始人，应将I-9合规视为移民档案本身的组成部分。移民局(USCIS)会评估公司是否为真实运营的企业；而移民与海关执法局(ICE)的审计发现或民事罚款，正是您最不希望与I-140一同出现在记录中的内容。请注意两项限制：E-Verify注册仅适用于新员工且只面向未来——它无法弥补过去的I-9疏漏。此外，远程程序必须一致适用：您可以将其仅限于远程聘用的员工，但不得基于公民身份或国籍在处境相似的员工中区别对待，否则可能触发《移民与国籍法》(INA)反歧视条款下的歧视索赔。2
雇主行动清单
- 在发出首份远程聘用邀约之前为美国实体注册E-Verify，否则无法使用替代程序。
- 在每位员工入职后三个工作日内完成第2部分（包括实时视频审查）。
- 留存所有远程查验文件的清晰复印件，并在I-9表格上勾选替代程序选项框。
- 对处境相似的新员工一致适用远程程序，以避免反歧视法律风险。
- 每年在律师指导下开展内部I-9审计，并采用DHS认可的更正方式纠正错误。
本通讯仅供一般参考，不构成法律意见。律师广告。© The Peng Law Group.